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Matriz de GUT

Durante esta cuarentena nos hemos visto enfrentados a una nueva manera de trabajar. Ahora que realizamos nuestras labores desde casa puede que muchas cosas hayan cambiado, las tareas y los proyectos se mueven a un ritmo más acelerado y parece que los días no nos alcanzan para poder cumplir con todas nuestras obligaciones. 

La productividad y proactividad están directamente relacionadas con la organización de nuestro diario vivir, es cierto que muchas veces nos olvidamos de nuestros pendientes, porque simplemente nuestra mente no es capaz de retenerlo todo. 

En el plano laboral es muy complicada la desorganización, porque no solo tenemos pendientes, también tenemos inconvenientes que surgen en el camino y ante esta combinación fatídica, es vital tener una herramienta de gestión que salga en nuestro auxilio. 

En este caso utilizaremos a la matriz de GUT como la herramienta que mantendrá a salvo la integridad de nuestra organización y productividad.

Te contamos cómo usarla y cómo te ayudará a priorizar tus proyectos y tareas diarias. 

La matriz de GUT 

Esta matriz es una herramienta de apoyo que nos ayuda a poner en orden jerárquico nuestros problemas, con el objetivo de darles solución.  

El acrónimo (GUT) nos dice que las fallas que se dividen por Gravedad, Urgencia y Tendencia. 

La técnica surge en 1981, gracias a Charles H. Kepner y Benjamin B. Tregoe, especialistas en soluciones de problemas. 

La misión de esta matriz es dividir las dificultades por orden de prioridad, teniendo en consideración el impacto que puede tener en nuestro negocio, de manera positiva y negativa. 

Todos los elementos de la matriz de GUT 

Como mencionamos anteriormente, esta matriz está compuesta por tres elementos: 

Gravedad: A veces los pequeños problemas se convierten en grandes problemas cuando no los solucionamos a tiempo. Por esto, consideramos como primer punto la gravedad del problema, que analiza el tamaño real de éste y todo el impacto negativo que podría generar. 

Urgencia: Relacionada al tiempo, con esto nos referimos a la prioridad del problema. Necesitamos determinar los plazos para que un problema se solucione. Si un asunto es muy urgente, el tiempo que tenemos para resolverlo debe ser breve- y viceversa. 

Tendencia: En este punto se evalúa la probabilidad del problema de agravarse en caso de no tomar medidas para darle solución. Para esto, necesitamos tener en consideración un estándar de desarrollo (tendencia). 

Cada uno de los elementos se subdividen en escalas desde el uno al cinco, donde el número uno representa una situación positiva, mientras el cinco indica algo problemático y complejo. 

Tres pasos para desarrollar una planilla de priorización 

Luego de leer toda esta información, seguramente te estás preguntando cómo montar la matriz de GUT de manera correcta, ahora vamos a ello: 

Define tu lista de problemas 

¿Conoces cuáles son los problemas de tu negocio?, ¿No estás seguro?

 Entonces es hora de escribirlos. 

Desarrolla una lista con todos los problemas, y las actividades relacionadas a éstos, que quieras analizar. Considera la gravedad, la urgencia y la tendencia, escribe en ellas las dificultades que enfrentas. 

Existen dos formas de desarrollar una lista de manera eficaz, la primera es tener una conversación con el equipo de trabajo y otra es llevar a cabo una investigación de mercado con los clientes. 

Si no tienes equipo de trabajo, tienes la oportunidad de llevar a cabo un trabajo reflexivo y autocrítico donde analices de manera individual cuáles son tus desafíos. 

Los clientes siempre pueden tener otra mirada y otra opinión, no tengas miedo de preguntarles qué cosas podrías mejorar en tu producto o servicio. 

Puntuación de cada problema 

Después de crear la lista, tienes que asignar puntos a cada problema. Es decir, clasificarlos según su nivel de gravedad, urgencia y tendencia. Como te contamos antes, esta escala va del 1 hasta el 5. 

Por ejemplo, analizaste un problema en particular y te diste cuenta que es muy grave. Debes actuar rápido y solucionarlo lo antes posible, si no te mueves con agilidad el problema puede agravarse y afectar tu negocio de manera muy negativa. 

No obstante, tienes que pensar que pueden existir otros problemas en la misma situación. En ese caso, multiplica las notas de cada uno de los aspectos. De esta manera tendrás una comparación más clara de los problemas que debes solucionar primero y los que pueden esperar. 

Clasificación de problemas 

En la tercera parte, es necesario que hagas un ranking de tus problemas, o sea, clasificarlos por orden de priorización. 

Una vez que multipliques G x U x T, tendrás un valor entre 1 y 125. Por orden de prioridad debe quedar de la siguiente manera: el mayor va en primer lugar y así sucesivamente hasta llegar al último valor que será el más bajo. 

En base a esta clasificación, tendrás un panorama de lo que debes hacer. Para esto tienes que desarrollar un último análisis y aplicar un plan de acción, donde especifiques quién será la persona responsable de cada etapa  y cuál será el plazo para terminar cada tarea. 

¿Por qué utilizar el sistema de GUT? 

La matriz de GUT facilita la organización del negocio pero también existen otros motivos por los cuáles es importante ponerla en práctica. 

Significa un apoyo a la planificación estratégica del negocio 

Sabemos que la planificación estratégica es la llave que te abrirá las puertas a tus objetivos y metas del futuro. 

Al desarrollar la matriz de GUT, es mucho más sencillo comprender los puntos fuertes y débiles de tu negocio, sabrás que debes mejorar y resolver con agilidad para no perjudicarlo.

Utilizar esta matriz te ayudará a equilibrar la planificación con tus necesidades de la mejor forma posible. Con esto serás capaz de administrar tu emprendimiento de manera eficiente, sin importar que tan complejos sean tus pendientes. 

La matriz actuará como fuente de información para que puedas reaccionar frente a otras fallas constantes y así puedas disminuirlas. 

Fuente de ayuda para jerarquizar y priorizar problemas 

¿Alguna vez solucionaste un problema pero luego se presentó otro mucho peor?

Es común que esto pase cuando no existe una definición de tareas y cuando no sabes a cuál es el mejor momento para llevarlas

La matriz de GUT te ayudará a ordenar la prioridad de los problemas. A través de su clasificación, sabrás cuáles son los más graves, los que necesitan de tu atención urgente y cuáles son los problemas que puedes resolver después evitando que los más graves traigan consecuencias serias a tu negocio. 

Aprender a enfocar tu esfuerzo en los problemas importantes 

¿Notaste que los problemas se resuelven antes cuando sabemos orientar nuestro esfuerzo para solucionarlos? 

Esto también aplica para los emprendimientos. Hay ciertos problemas que podrían tener un efecto perjudicial para nuestro negocio y otro que no tendrán consecuencias tan relevantes. 

Con el uso de la matriz de GUT, es mucho más sencillo orientar tu esfuerzo, que puede ser estratégico o incluso económico. 

Fácil adaptación a tu negocio 

Es muy fácil adaptar la matriz de GUT a tu empresa. No importa el tamaño o segmento de tu negocio, este sistema siempre podrá ayudarte de alguna u otra forma. 

Si tienes conflictos para saber qué estrategia de marketing digital poner en marcha primero, por medio de esta matriz puedes conocer el potencial de cada acción, su urgencia de implementación y también las consecuencias de dejarla de lado. 

Ventajas de usar la matriz de GUT 

Esta herramienta puede ser utilizada por cualquier persona, además de ser muy eficaz, nos deja hacer una evaluación cualitativa y cuantitativa de cada situación. 

La clasificación de gravedad, urgencia y tendencia es el factor que permite el análisis profundo de los problemas, para que sepas a cuales dar prioridad y logres salir de apuros con rapidez y precisión. 

Esperamos que este artículo haya sido de mucha ayuda para ti, que lo pongas en práctica y puedas optimizar la organización de tus tareas. 

Ante cualquier duda, puedes comunicarte con nosotros aquí.